احبـــــــــــــــــاب الزيبـــــــــــــــــــــــــان
عزيزي الزائر / عزيزتي الزائرة يرجي التكرم بتسجبل الدخول اذا كنت عضو معنا
او التسجيل ان لم تكن عضو وترغب في الانضمام الي اسرة المنتدي
سنتشرف بتسجيلك
شكرا
ادارة المنتدي

التصرف الالكتروني في المعلومات والوثائق

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي اذهب الى الأسفل

التصرف الالكتروني في المعلومات والوثائق

مُساهمة من طرف amor chitour في السبت فبراير 12, 2011 7:52 pm


بقلم : المبروك التبيـني / أستاذ موثق ومدرس جامعي - تونس




ساهم التزايد الكمي المذهل اليوم في الوثائق في تفكير
المختصين
والمبرمجين أكثر فأكثر في كيفية التصرف ومعالجة هذه الرصائد الوثائقية المتراكمة، حيث لم يعد التصرف اليدوي
المحدود اليوم قادرا على آداء مهامه

على الوجه المطلوب، ولا سرعة التحولات تسمح له بذلك، فكان
التصرف الآلي
أولا ،ثم جاء التصرف الإلكتروني كأحدث محطة يتوصل إليها العقل البشري اليوم في ميدان التكنولوجيا الحديثة
للمعلومات
.
ومن هذه التكنولوجيا الحديثة نجد "التصرف الإلكتروني
في الوثائق
والمعلومات" Electronic managment
of information and Documents هذه
التقنية التي طورت مهام الموثق و المكتبي
و الأرشيفي إلى مراحل جد متقدمة،
وتغيرت أساليب آداء حلقات "السلسلة الوثائقية" بمفهومها
الكلاسيكي القديم
بما تتضمنه من دراسة للحاجيات وصولا إلى المراقبة والتقييم للعمل
التوثيقي
مرورا بالمعالجة المادية والمعالجة الفنية، إلى مفهوم عصري يواكب هذه التحولات، وعبر تقنيات جديدة، وظهرت
المنظومات الإلكترونية التوثيقية لا

سيما من ذلك منظومة "أفق" المعربة عن الأصل
"Horizon" ، ومنظومة "أدليب"
و
غيرها
من المنظومات التوثيقية الإلكترونية... فما نعني بالتصرف الإلكتروني
في الوثائق والمعلومات ؟ ، وما هي مراحل
هذه التقنية ؟، وما هي مزاياها
وسلبياتها ؟؟؟

* تعريف التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق ووظائفه
ومكوناته
:

عرف التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق عدة تطورات
عبر الوقت من حيث
المفهوم والتسمية منذ أول الثمانينات من القرن المنصرم إلى يومنا هذا، فكان أن بدأت التسمية ب "الأرشفة
الإلكترونية" ، ثم تحولت إلى "التصرف

الإلكتروني في الوثائق"، لتصبح اليوم "التصرف
الإلكتروني في الوثائق
والمعلومات".

1 الأرشفة الإلكترونية

Electronic Filing :
ظهرت هذه التسمية في بداية الثمانينات ، وكان الهدف منها
هو حفظ الوثائق
غير النشطة ذات القيمة القانونية أو القيمة الإدارية طويلة المدى بهدف حمايتها من الإتلاف.
2 التصرف الإلكتروني في الوثائق

(Documents Electronic Management of) :
ظهرت هذه التسمية في أواسط الثمانينات لتدحض التسمية
القديمة "الأرشفة
الإلكترونية " فلم يبق التصرف الإلكتروني مقتصرا على الوثائق غير
النشطة
فقط،
بل شمل أيضا الوثائق النشطة ( ذات الاستعمال الدائم )، والوثائق
الشبه النشطة ( ذات الاستعمال المناسباتي ).

3- التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات
(Electronic Management of the Documents and Information

تطور هذا النظام في التسعينات وتحديدا سنة 1994، فلم تعد
المسألة تقتصر
على المعالجة الإلكترونية للوثائق والأوعية الورقية فحسب، بل شملت أيضا المعلومات ،وظهرت تقنيات التعرف الضوئي على
الحروف
OCR Optical Character Recognition التي تمكن من تغيير الوثيقة المرقمنة من شكلها الأصلي كصورة، إلى نصوص أو حروف، وهذه الحروف يمكن
تغييرها والتصرف في شكلها ومضمونها،

حيث تمكن تقنية التعرف الضوئي على الحروف من تحويل
الوثائق المرقمنة من
شكل صورة لا يمكن للنظام قراءتها إلى شكل حروف مقروءة ومفهومة من قبل النظام، فيصبح بالإمكان إتاحة عملية
البحث باعتماد النص الكامل، والتخفيف

من وزن الصورة المرقمنة ، وإمكانية إدخال بعض التغييرات
على الوثائق مثل
تغيير لون وحجم ونوع الخط أو تسطير بعض الكلمات أو إنقاص المسافة
البادئة
.
ولا تطبق تقنيات التعرف الضوئي على الحروف إلا على
الوثائق المرقمنة
باعتماد القارئ الآلي، أما الوثائق التي كانت في الأصل ملفات إعلامية بتنسيقات مختلفة ووقع نقلها إلى المحطة
الإلكترونية فإن النظام قادر على
قراءتها دون تطبيق تقنيات التعرف الضوئي على حروفها.
وقد ساهمت تقنيات نقل ”الملفات الإعلامية“ باعتماد
الطابعة الافتراضية
Virtual Print وتحويل الوثائق من تنسيقها الأصلي (
DOC-XLS-JPEG-…etc ) إلى التنسيق القياسي
PDF ( Portable Document Format ) لتنتقل
المعلومات
إذن إلى صور.

* وظائف التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق
:
لنظام التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات عدة وظائف
أرسي من أجلها منها
:
v عقلنة طرق
التصرف في المعلومات والوثائق وعملية الإطلاع عليها؛

v التصرف
المطلق في مختلف الوثائق المنشأة من قبل المؤسسة أو المرسلة إليها؛

v محرك
لتكشيف المعلومات والوثائق يمكن من جعل عملية البحث أكثر سرعة؛

v السيطرة
على كل البيانات بالمؤسسة وذلك بالربط بين القاعدة الإلكترونية وقواعد البيانات
المرجعية أو البرامج المدمجة؛

v مراقبة
وحماية المعلومات الحساسة بالمؤسسة؛

بفضل تقنيات التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق لم
تعد الوثيقة
معزولة عن نظام المعلومات بالمؤسسة بل أصبحت عنصرا أساسيا من عناصره.

* مكونات نظام التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات
:
يتكون نظام التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات من
أدوات ونظم هي
:
v أدوات
إدخال البيانات التقليدية + الماسح أو القارئ الآلي؛

v أدوات
الخزن (القرص الصلب) + أقراص ضوئية رقمية؛

v أدوات
الطباعة؛

v أدوات
البث؛

v نظام إدارة
قواعد البيانات + نظم إدارة قواعد الصور + برنامج التعرف الضوئي على الحروف
(OCR).

* أنواع التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق
:
تختلف أنواع نظم "التصرف في الوثائق والمعلومات"
باختلاف أنواع الوثائق
والتي هي وثائق إعلامية ووثائق إدارية ووثائق تقنية ووثائق مكتبية. ولكل هذه الوثائق خصائصها لذلك تختلف نظم
التصرف الإلكتروني فيها
.
1– التصرف الإلكتروني في الملفات المكتبية
:
تطبق باستخدام البرامج المكتبية، وشبكات المعلومات
المحلية، وهي عملية
اتصال تمكن من العمل الجماعي ومن استخدام الملفات الإعلامية بتنسيقها الأصلي ( وورد – إكسال ...الخ)؛
2- التصرف الإلكتروني في الوثائق الإدارية
:
يهم التصرف في الملفات والوثائق الإدارية ( وصل طلبية – فاكس
– ملف إداري ...الخ
).
يمكن نظام التصرف الإلكتروني في الوثائق الإدارية من
الدمج بين وسائل
الاتصال وبين التصرف في المعلومات والوثائق ،حيث يمكن من تبادل الوثائق عبر شبكة الإتصال ومن الحصول على
البيانات المرجعية التي تمكن من الوصول

إلى الوثائق. كما يمكن أيضا من إثبات شرعية وثيقة ما
باستخدام الإمضاء
الإلكتروني...
3- التصرف الإلكتروني في الوثائق المكتباتية
:
تهم عمليات البحث الوثائقي وخاصة المتعلقة منها بالمكتبات
والتوثيق العلمي ومقتطفات الصحف
...
ويتخذ هذا النوع من التصرف الإلكتروني في الوثائق الشكلين
التاليين
:
ý ربط
الوثيقة بالمعلومات الببليوغرافية المتعلقة بها؛

ý خزن النص
الكامل للوثيقة واعتماد كل كلمة ككلمة مفتاحية ، مع إضافة بعض الكلمات المفتاحية
في اللغة الطبيعية
.
4– التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق التقنية
:
ويسمى أيضا بالتصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق
الحرفية وذلك نظرا
لارتباطه المباشر بأنشطة المؤسسة. و يعتبر هذا النوع من التصرف
الإلكتروني
في المعلومات والوثائق الأكثر رواجا بالنسبة لمكاتب الدراسات ، ويتجلى خاصة في التصرف في المخططات والوثائق
التقنية
.
ولكل هذه الوثائق، يمكن النظام من نقل الملفات الإعلامية
إلى المحطة
الإلكترونية أو ما يسمى ب
"= COLD Computer Output on Laser Disk ومهمة
هذا النظام هو الخزن والتكشيف الآلي
للملفات الإعلامية المعدة للطباعة
والمتأتية من نظم التصرف بالمؤسسة مثل كشوف الحسابات – الفواتير – بطاقات الخلاص...

– سلسلة التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق
:
* الاقتناء : تحويل الوعاء الورقي إلى وعاء رقمي
:
q تحويل
الوثائق الورقية إلى وثائق مرقمنة باستخدام القارئ الآلي؛

q اقتناء
البيانات الإعلامية
.
* القارئ الآلي – الماسح
:
آلة تستخدم لتحويل الأوعية الورقية إلى صور مرقمنة في شكل
شبكة من البكسالات. تقاس كثافة هذه الصور بعدد النقاط في المليمتر الواحد
.
* معالجة البيانات
:
أ – الضغط على حجم الصور المرقمنة (إما بالحفاظ على كل
البيانات أو بإضاعة البعض منها
)

q للتقليص من
حجم الملفات الإعلامية ومن المساحة التي تحتلها هذه الملفات على أوعية التخزين
الرقمية
.
q لجعل عملية
نقل الملفات الإعلامية أكثر سرعة
.
ب – معالجة الملفات الإعلامية

لتحسين نوعية الصور – تكبير وتصغير الصور وضبط حجمها حسب
المعلومات التي تحتويها باستخدام برمجيات خاصة بمعالجة الصور
.
* وصف محتوى الوثائق
:
تتمثل هذه العملية في استخراج المعلومات المتعلقة بكل
وثيقة ويتم ذلك بالتعاون مع منشأة هذه الوثيقة أو المسؤول عنها
.
* تكشيف محتوى الوثائق : تتمثل هذه العملية في اعتماد كل
الألفاظ التي يحتويها النص ككلمات مفتاحية صالحة للبحث
.
* المكانز : تجمع مختلف المفردات المرادفة لكلمة معينة مع
تحديد اللفظ الذي يستحسن استخدامه في عملية التكشيف
.
* المعاجم : تمكن من مراقبة عملية إدخال البيانات ومن
مراقبة الترابط المنطقي بين المصطلحات المستعملة في عملية التكشيف
.
* خزن البيانات : حفظ الملفات الإعلامية على الأوعية
الرقمية – الحفاظ على
هذه الأوعية حتى تتسنى عملية استرجاعها والوصول إليها لاحقا.

* حماية الوثائق
:
يجب حماية الوثائق الإلكترونية من إمكانية
:
ý إلحاق ضرر
مادي بها : إنقاص أو تغيير أو فقدان البيانات
...
الإطلاع عليها : يجب
أن تكون هذه العملية محددة ومقتصرة على بعض الأشخاص
ý دون سواهم. لا يسمح بالإطلاع على الوثائق أو
بتغييرها
إلا للأشخاص المسموح لهم بذلك.

* مراقبة عملية إتاحة الوثائق
:
يجب أن تتم مراقبة عملية إتاحة الوثائق على مستويين
:
v الإطلاع
عليها : (تحديد كلمة عبور لمستعملي الوثائق) ؛

إمكانية إدخال تغييرات عليها ( تحديد كلمة عبور للإداريين
المسؤولين على هذه الوثائق
).
و يساهم نظام التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات في
عدة مزايا على
المستفيد ويعتبر ذلك من إيجابيات التكنولوجيا الحديثة اليوم، إلا أنه
لا
يحجب
ذلك نقائص وجب على المختصين الانتباه لها وتفاديها
.

* مزايا نظام التصرف الإلكتروني في الوثائق المعلومات
:
q التقليل من
فضاءات حفظ الوثائق؛

q الحفاظ على
الوثائق الأصلية ( لا تستعمل الوثيقة الأصلية إلا عند الضرورة القصوى

q إطلاع
العديد من الأشخاص على نفس الوثيقة وفي نفس الوقت (في حالة وجود شبكة محلية )؛

q إتاحة
الوثائق عن بعد؛

q سهولة البحث
باستخدام أدوات بحث متطورة ومفاتيح بحث متعددة؛

q خزن وثائق
متعددة ومشتركة بين مختلف الوحدات الإدارية في وسيط واحد؛

q إعطاء صورة
حسنة عن الإدارة لاستعمالها للتكنولوجيات الحديثة وتسهيل الخدمات للمواطن
.

* نواقص نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق
:
q نواقص
تتعلق بحماية المعلومات وسريتها؛

q تكاليف
النظام الإلكتروني باهضة جدا؛

q نواقص
تتعلق بديمومة الأوعية الإلكترونية وبمقروئيتها؛

q غياب
القيمة الإثباتية؛
...

خاتمة
:

إذا بلغ العقل البشري اليوم ما بلغه من تقدم علمي ومن
إنتاجيات تكنولوجية
متطورة شملت ميدان التوثيق والمعلومات كما غيره من المجالات، وإذا كانت هذه التكنولوجيا أيضا قد خففت من بعض
مشاق الموثق في عمله التوثيقي، فإن
السؤال الذي يطرح نفسه: إلى أي مدى يمكن أن تستجيب هذه التكنولوجيا إلى حاجيات المستفيد و القارى الذي كان
بالأمس يتصفح الكتاب والوثيقة ذاتها

الذي يريد وبتصفحه يكتسب المزيد من المعلومات والثقافة
وإن كان ذلك على
حساب وقته، لتصل إليه المعلومة جاهزة، بلا عناء بحث ولا تمحيص ؟؟
والموثق
هو الآخر هل يخاف يوما ما على وظيفته التي بدأت تحتلها التقنية لتلقي
به
في
غياهب البطالة ؟؟؟

منقـــــــــــــــول
avatar
amor chitour
Admin
Admin

عدد المساهمات : 323
نقاط : 3787
تاريخ التسجيل : 20/10/2010
العمر : 44

http://azziban.yoo7.com

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي الرجوع الى أعلى الصفحة


 
صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى